E-arve on elektroonilises formaadis arve, mida erinevad infosüsteemid võivad saata ja vastu võtta. Täna Profit kasutab e-arvete saatmiseks operaatoreid E-arveldaja ja Finbite. Arve PDF formaadis, mida sai ka varem Profitist saata, ei ole e-arve.
Selleks, et Profitist e-arveid saata, tuleb:
- rentida e-arvete moodul
- teha kindlaks, et kasutate viimast Profiti versiooni
- sõlmida leping Finbitega või saada Intellisoftilt autentimiskood E-arveldaja kasutuselevõtuks
- teha seadistused menüüs Müük / E-arve operaatori seadistused vt juhendit: https://juhend.intellisoft.ee/edi/e-arve-operaatori-seadistused/
E-arvete mooduli olemasolul müügiarve seoste paneelis on alalõik “EDI”, mille all on järgmised valikud:
Ostja e-arvete vastuvõtmise võimekus
Müügiarvel ostja nime järele tekib nupp 
- Kui “E” on rohelist värvi, ettevõte on võimeline e-arveid vastu võtta.
- Kui “E” on punast värvi, siis e-arvete vastuvõtmise võimekus ettevõttel puudub.
Toimingud e-arvetega
Salvestatud müügiarve seoste paneeli kaudu saab käivitada järgmisi e-arvega seotud toiminguid:
- Salvesta Eesti e-arve
- Salvesta EL e-arve (UBL)
- Salvesta EDI XML dokument
- Saada e-arve meilile
- Saada e-arve <operaatori> kaudu
Järgnevalt lühidalt peatume igal funktsioonil:
Salvesta Eesti e-arve
Valides Salvesta Eesti e-arve, saate sobivasse kohta salvestada müügiarve Eesti e-arve formaadis.
Salvesta EL e-arve (UBL)
Profit võimaldab lisake Eesti e-arve formaadile salvestada müügiarvet EL UBL ja Telema formaadis. Tulevikus, kui e-arve operaatoritel tekib EL formaadi tugi, antud funktsiooni arendatakse edasi. Hetkel see on pigem eksperimentaalne.
Saada e-arve meilile
Antud funktsioon võimaldab saata ostja e-posti aadressile arve PDF ja e-arve formaadis (mõlemad failid lisatakse e-kirjale manustena). Vastavale e-posti seadistustele e-kiri saadetakse otse Profitist (SMTP) või süsteemi installeeritud meilirakenduse kaudu (MAPI).
Saada e-arve operaatori kaudu
Vastavalt e-arve operaatori seadistustele saadetakse müügiarve teie operaatori kaudu ära. Saatmise protsessi lõppedes kuvatakse teade, kas saatmine õnnestus (vt järgneval pildil) või saatmise ebaõnnestumise põhjuste kohta.
Näiteks kui on puudu nt Kliendil registrikood või ettevõttel ei ole e-arve vastuvõtmise võimekust, siis tuleb sellekohane veateade.
Müügiarve leheküljel E-teenused näete e-arve saatmise aega, staatust ja EDI transaktsiooni ID-d.
Iga e-arve saatmise kohta salvestatakse programmi logi. Viide logile tekib müügiarve seoste paneeli (müügiarve päise paremal) Dokumentide rühma.
Kui tekib vajadus juba operaatori kaudu saadetud arvet muuta, soovitame teha kreeditarve, koostada uus arve ja saata need kliendile (e-arvetena).
Profit võimaldab saata e-arvet ka uuesti, tühistades e-arve saatmise oleku (E-teenused leheküljel nupp “Tühista” Staatuse lahtri paremas osas). Aga seljuhul peate olema kindel, et teie klient ise rakendab vajalikud meetmed, et tema raamatupidamisprogrammi topelt arved ei saaks.
Kui e-arve saatmisega peaks tekkima probleeme, võtke meiega ühendust kirjutades aadressile abi@intellisoft.ee. Lisage kirjale probleemse arve transaktsiooni ID, mida saate kopeerida vastavast lahtrist müügiarve leheküljelt “E-teenused”.
E-arve vastuvõtja määratakse vastavalt e-arve seadistustele
1.eelistus: Receiver
2.eelistus: Payer
3.eelistus: Buyer
st kui soovitakse saata arvet allüksusele, kus maksjaks on ettevõte ning ettevõttel on reg.kood ning allüksusel seda pole, siis tuleb seadistada programmi menüüs Müük/E-arve operaatori seadistused/Firmad e-arvel järgmiselt:
BuyerParty: ostja
PayerParty: maksja
RecipientParty: maksja