Keri sisuni

Ostuarved

Valides menüüs Ost -Ostuarved, avaneb ostuarvete register. Topelt klõpsuga saab koostatud arve avada ja vajadusel parandada või kustutada. Arveid saab registris reastada klõpsates veeru pealkirjal. Akna all paremas nurgas asub otsinguväli, kuhu saab kirjutada otsitav arve numbri, nime või tunnuse ja vajutadest kiirklahvile F3 .

Joonis 230

Ostuarvete filtreerimine

Kui ostuarveid on väga palju soovitame kasutada filtrit. Selleks tuleb klõpsata tööriistaribal oleval vastaval ikoonil või vajutades kiirklahvil ( Ctrl+F ). Filtri saab aktiveerida pannes linnukese lahtrisse “Aktiivne”. Võttes maha linnukese lahtrist “Aktiivne”, näeb jälle kõiki sisestatud ostuarveid. Filtrit saab edukalt kasutada ka otsinguna. Uue ostuarve koostamiseks tuleb klõpsata valge lehega ikoonil  või kiirklahvil Ctrl+N .

Ostuarvest saab avada koopia, klõpsates rea peal hiire parema klahviga ja valides Ava koopia või Shift+Ctrl+N .

Ostuarve

Alljärgnevalt on ära toodud, millised võimalikud väljad tuleks arve koostades täita. Osad väljad sõltuvad mooduli olemasolust, osad tehtud seadistustest ja osad väljad täituvad automaatselt, kuid saab arvel vajadusel muuta ning osad saabki jätta lihtsalt tühjaks.

  • arve number-  hankija arve number. Kahte ühesuguse numbriga, sama firma ja kuupäevaga, arvet ei lase programm salvestada;
  • hankija – tuleb valida firmade andmebaasist, kui seal soovitud hankijat ei ole, siis saab jooksvalt kohe lisada läbi valiku Uus;
  • dokumendi kuupäev – sisestada ostuarve kuupäev;
  • kulu tekkimise kuupäev – sisestada kuupäev, millega kulu konteeritakse;
  • valuuta – tuleb vaikimisi firma kaardilt, kuid saab muuta valides valuutade andmebaasist sobiva. Kui seal soovitud valuutat pole, saab selle kohe lisada läbi valiku Uus;
  • valuutakurss – tuleb samuti automaatselt, saab muuta otse arvel;
  • viitenumber – tuleb automaatselt, kui firmale on viitenumber sisestatud, saab ka otse arvel sisestada;
  • objekt – saab valida objektide andmebaasist, kui seal soovitud objekti pole, saab selle lisadaläbi valiku Uus. Kui panna objekti lahtrisse – (sidekriipsu) , saab igal kaubareal objekti sisestada (jagada üks arve mitmele objektile).

Kaupade tabel

  • kood – tuleb valida või ise kirjutada kauba kood. Vajadusel lisa uus kaup läbi valiku Uus;
  • nimetus – tuleb vaikimisi kauba nimetus;
  • ühik – tuleb vaikimisi selle kauba seadistustest;
  • kogus – tuleb sisestada kauba kogus, vaikimisi üks;
  • hind käibemaksuta – tuleb kauba ostuhind ilma käibemaksuta, kui see on sisestatud kaupadele;
  • summa käibemaksuta – hind kokku ilma käibemaksuta, programm arvutab selle automaatselt;
  • KM määr – käibemaksu tariif kauba kaardil;
  • KM Tagastus % – vaikimisi 100%, kui osaline käibemaksu tagastus või ei tohi käibemaksu mahaarvata, siis muuta;
  • laoseis – näitab hetkelist laoseisu. Selleks tuleb menüüs Ladu – Lao seadistused teha linnuke valiku “Näidata laoseisu ostu- ja müügidokumentide koostamisel” ette;
  • konto – tuleb ostukonto kauba kaardilt, mida saab otse arvel muuta. Ostukonto näitamine ostuarvel tuleks sisse lülitada Ostude seadistustes;
  • konto nimetus – kuvatakse valitud ostukonto nimetus;

  • maksetähtaeg – päevade arv arve tasumiseks, tuleb automaatselt firma kaardilt, kuid saab ka muuta;

  • makse kuupäev – arve kuupäev + maksetähtaeg = makse kuupäev ehk selleks kuupäevaks tuleb arve tasuda;
  • viivise % – viiviseprotsent iga üle maksetähtaja läinud päeva eest, tuleb automaatselt firma kaardilt, kuid saab ka muuta;
  • tasutud sularahas – lahtrisse teha linnuke kui tegemist on sularahas tasutud ostuarvega ning valida tuleks tasumise konto (nt kassa või aruandev isik), mida sularaha ostu korral krediteeritakse. Selleks tulevad seadistada ka sularaha ostuarvete kande tüüp ja tasumise konto menüüs Ost – Ostude seadistused.

Hinnatäpsustused

  • veokulu välisriigis – transpordikulud välismaal;
  • veokulu oma riigis – transpordikulud Eestis;
  • kindlustuse summa – kindlustuse maksumus;
  • mahaarvamised– soodustused;
  • muu kulu – kõik muu.

Lisainfo täitmine pole kohustuslik.

Kui ostuarvet on vaja parandada, siis laokasutajad peavad kõigepealt kustutama saatelehe, seejärel tuleb kinnitus maha võtta ja arve avaneb. Pärast parandamist tuleb arve uuesti kinnitada ja läbi klambri ikooni genereerida lao sissetuleku saateleht. Teine võimalus on kasutada Ladu-Lao seadistused vahelehel Automaatsed saatelehed linnukest “Parandada seotud saateleht ostuarve igal salvestamisel”, mis muutmise korral muudab vastavalt ka lao sissetuleku saatelehte või negatiivse koguse korral tekitab lao väljamineku saatelehe.

Arvete akna alla paremasse nurka tuleb arve summa, käibemaks, summa koos käibemaksuga ja tagastatav käibemaks. Kui kaubal on määratud ostukäibemaksu tariif, siis programm arvestab ise käibemaksu. Käibemaksu summasid saab vajadusel ise muuta.

Vajutades tabalukuga ehk kinnita ikoonil, koostab programm automaatse kande pearaamatusse. Arve kinnitamisega võetakse hankijale võlg ülesse. Ostuarve muutmiseks tuleb kinnitus maha võtta, arve parandada ja siis uuesti kinnitada. Vastav kanne parandatakse automaatselt.

Et saada laokaubad lattu arvele, tuleb vajutada klambri ikoonile ning valida Uus saateleht. Nüüd avaneb lao sissetuleku saatelehe aken, kust tuleb valida vaid ladu ja vajadusel muuta lattu sissetuleku kuupäeva.

Otse ostuarvelt on võimalik teha ka tasumine arvele, selleks tuleb vajutada Uus tasumine. Avaneb tasumise aken eeltäidetud andmetega. Tasumise kuupäev on arve maksetähtaeg, kui see on hilisem kui jooksev kuupäev. Kui maksetähtaeg on varasem siis tuleb kuupäevaks jooksev kuupäev. Kõiki eeltäidetud andmeid on võimalik muuta. Kui tasumine kinnitada, siis tekib ka pearaamatu kanne ja on tasumine konkreetse arvega seotud.

Joonis 232

Ostuarve kande kontod tulevad järgnevalt: Kauba ostukonto seadistatakse juba uue kauba loomisel. Kui seal on konto seadistamata, siis tuleb see valida otse ostuarvel. Käibemaksu konto seadistatakse Käibemaksu tariifi juures. Hankija konto tuleb Firma andmetest.

Ostuarvet tehes saab vaadata antud hankijalt saadud arvete ajalugu. Selleks tuleb peale kauba valimist vajutada kiirklahvi F6 . Avanevas aknas näeb selle kauba kohta saadud eelnevaid arveid.

Joonis 233

E-arvete vastuvõtmine

Profit võtab e-arveid vastu E-arveldaja ja Finbite kaudu. Lisandumas ka teiste operaatorite tugi.

Selleks, et Profitisse e-arveid importida, tuleb:

  1. rentida e-arvete moodul
  2. teha kindlaks, et kasutate viimast Profiti versiooni
  3. sõlmida leping Finbitega või saada Intellisoftilt autentimiskood E-arveldaja kasutusele võtuks
  4. teha seadistused menüüs Ost / E-arve operaatori seadistused vt juhendit

Ostuarvete registris on uus ikoon E-arvete allalaadimine.

Sinna vajutades laetakse E-arveldajast või Finbitest alla uued e-arved.

Korraga laetakse alla mitu e-arvet.

Impordi järel kuvatakse imporditud arvete kogus ja võib avada detailse impordi logi. Logi salvestub andmebaasi ja viide logile tekib iga imporditud ostuarve seoste paneelile.

Soovitame kasutusele võtta sildid, et eristada imporditud ostuarveid olemasolevatest:

Joonis 236

Ostuarve importimisel otsitakse Tarnijat registrikoodi järgi, kui ei leita, lisatakse automaatselt uus firma.

Tarnijale saab Ost leheküljel seadistada Vaikimisi kauba ja seadistada, et ostuarvel olevad kaubad liidetakse importimisel kokku ühele reale ja asendatakse vaikimisi kaubaga. Nt, et Telia Eesti AS arvel olevad read liita kõik kokku ja panna ühe reaga Telefonikulusse, vältimaks, et tuleb arve paljude ridadega.

Joonis 237

Kaupa otsitakse koodi, ribakoodi ja tarnijakoodi järgi, kui ei leita, lisandub uus kaup automaatselt.

Ostuarve päise paremal pool seoste paneelile kuvatakse:

  1. Tarnija arve PDF kujul (juhul, kui tarnija saatis selle ja selle allalaadimine on lubatud)
  2. Impordi logi. Logi abil saab teada, kuidas Profit otsis tarnija e-arvel olevaid kirjeid (kaubad, firma jms) ja diagnoosida impordi probleemide põhjuseid.
  3. Siltide värvikoodid tulevad seoste paneeli ülemisse ossa. Juhul kui e-arve impordi seadistustes on määratud, et imporditud arvetele lisatakse silt, saab uusi imporditud ostuarveid mugavalt välja filtreerida või värvi abil neid muudest arvetest eristada.

Joonis 238

Kauba või teenuse ühendusesisene soetamine

Kõikidelt kaupadelt ja teenustelt, mis on soetatud Euroopa Liidu siseselt ning EL-i hankija on käibemaksukohustuslane, tuleks arvestada pöördkäibemaksu.

Esmalt soovitame luua uue kauba, mille ostu KM tariif peab olema 0% ning ostukonto jaoks tuleks lisada kontoplaani juurde eraldi konto Euroopa Liidust ostetud kauba jaoks (näidiskontoplaani kasutades saab lisada uue konto näiteks 164 EL kauba ostukulud).

Joonis 242

Kaupade või teenuste ühendusesisese soetamise ostuarved sisestatakse ostuarvete alt menüüs Ost – Ostuarved.

Uue ostuarve lisamiseks tuleks klõpsata valge lehega ikoonil või kiirklahvi Ctrl+N .

Joonis 244

Selleks, et käibedeklaratsioonile tuleksid õiged andmed, tuleks seda seadistada. Käibedeklaratsiooni saab seadistada, kui avada menüüs Finants – Käibedeklaratsioon ja klõpsata aruandeakna alumises osas olevale nupule Seadistused.

Käibedeklaratsioonil kajastatakse kaupade ja teenuste ühendusesisese soetamise ostuarvete summad ridadel 1; 6 ja 6.1.

Pöördkäibemaks ridadel 4 ja 5.

Pöördkäibemaksustamise kohta pearaamatusse kandeid ei tule, see on vaid informatiivne käibedeklaratsiooni jaoks.

Käibedeklaratsiooni seadistused

Käibedeklaratsioonil on vaja seadistada kaupade ja teenuste ühendusesisese soetamise kontod ridadel 1; 5; 6 ja 6.1 (ainult kauba konto).

Joonis 245

Kreeditarve

Kreeditarve koostamine toimub ostuarvete alt avades menüüs Ost – Ostuarved.

Uue arve lisamiseks tuleb klõpsata valge lehega ikoonil  või kiirklahvil Ctrl+N .

Kreeditarve sisestamine toimub sarnaselt ostuarve sisestamisega. Ainsaks erinevuseks on see, et  kreeditarvel tuleb näidata kogus negatiivsena ehk miinusmärgiga.

Kreeditarve on vaja kinnitada , et tekiks kanne pearaamatusse. Seejärel tuleb vajutada kiirklahvil F6 või valida klambri ikooni  alt Seosed tasumistega. Avaneb Arvelduste info aken, kus tuleb teha hiire topeltklõps arvel või arvetel, mida soovitakse kreeditarvega siduda ja vajutada OK. Kui toimub laekumine, siis sisestada laekumine linnukesega Tagasimakse ning siduda kreeditarvega.

Juhul kui on ladu, siis tekib kreeditostuarvest Lao väljamineku saateleht, millega Varud kulusse kantakse. Kreeditostuarvel sisestada ostukontoks Materjali kulukonto, mitte Varud, vastasel korral kantakse materjal kulusse topelt.